top of page
  • Yazarın fotoğrafıMehmet Yılmaz

Ekip toplantısı nasıl yapılır?

Güncelleme tarihi: 29 Haz 2023

Bir ekip toplantısı düzenlemek, takım üyelerinin bir araya gelerek bilgi paylaşımı, işbirliği ve hedeflere yönelik ilerlemenin sağlanması için önemli bir adımdır. İşte etkili bir ekip toplantısı yapmak için bazı adımlar:


1. Amaç ve Gündem Belirleme: Toplantının amacını netleştirin ve gündem oluşturun. Toplantının hedefleri nelerdir, hangi konuları ele alacak ve hangi sonuçları elde etmeyi planlıyorsunuz? Gündem, toplantıya katılan herkesin bilmesi gereken konuları içermelidir.


2. Katılımcıları Belirleme: Toplantıya katılması gereken kişileri belirleyin ve davet edin. İlgili takım üyeleri, ilgili departmanların temsilcileri veya projede rolleri olan kişilerin toplantıya katılması önemlidir. Katılımcılar için uygun bir tarih ve saat belirleyin.


3. Toplantı Ortamı Hazırlığı: Toplantıyı yapacağınız bir ortam seçin ve gerekli teknik ekipmanı sağlayın (projeksiyon cihazı, beyaz tahta, video konferans sistemleri vb.). Toplantı odası düzenini ayarlayın ve gerekli materyalleri hazır bulundurun (kalem, not defteri, dokümanlar vb.).


4. Toplantı Başlangıcı: Toplantıya zamanında başlayın ve katılımcıları selamlayın. Toplantının amacını ve beklentilerini bir kez daha açıklayın. Gündemi gözden geçirin ve katılımcılardan eklemeler veya çıkarmalar için geri bildirim alın.


5. Konuşma Sırasını ve Süresini Düzenleme: Konuşma sırasını belirleyin ve her katılımcının görüşlerini ifade etme fırsatı bulmasını sağlayın. Aynı konuda fazla uzun süren konuşmalara sınırlama getirin ve toplantının ilerlemesini sağlayın.


6. Etkin İletişim: Katılımcıların aktif bir şekilde katılmasını sağlamak için etkin iletişim yöntemlerini kullanın. Fikir alışverişi, tartışmalar ve soru-cevap şeklinde etkileşim sağlayarak herkesin katılımını teşvik edin. Herkesin fikirlerini açıkça ifade edebilmesi için destekleyici bir ortam oluşturun.


7. Kararlar ve Eylem Adımları Belirleme: Toplantı boyunca alınan kararları ve belirlenen eylem adımlarını kaydedin. Herhangi bir karar veya görevin sorumlusu ve takip edilecek zaman çizelgesi belirleyin. Bu şekilde, toplantının sonunda herkesin ne yapması gerektiği ve hangi sonuçların beklendiği netleşmiş olur.


8. Toplantı Özetinin ve İzleme Sürecinin Paylaşılması: Toplantının ardından bir özet hazırlayın ve katılımcılarla paylaşın. Toplantıda alınan kararları, belirlenen eylem adımlarını ve takip edilecek süreci içeren bir özet sunarak herkesin bilgilendirilmesini sağlayın.


9. İyileştirme ve Geri Bildirim: Toplantıların sürekli olarak geliştirilmesi için katılımcılardan geri bildirim alın. Toplantının etkinliği, verimliliği ve katılım düzeyi hakkında görüşlerini paylaşmalarını isteyin. Bu geri bildirimleri dikkate alarak gelecekteki toplantıları iyileştirmek için adımlar atın.



Editörün notu: Toplantının hemen başında toplantı notlarını tutan ve ajanda da yazan toplantı saatlerini hatırlatan birini gönüllülük usulüyle seçmek işinizi kolaylaştırır.


Ekip toplantıları, etkili iletişim, işbirliği ve hedeflere yönelik ilerleme sağlamak için önemli bir araçtır. Yukarıdaki adımları takip ederek, toplantıların verimli, etkili ve katılımcılar için faydalı olmasını sağlayabilirsiniz.

14 görüntüleme0 yorum

Son Yazılar

Hepsini Gör

Comments

Rated 0 out of 5 stars.
No ratings yet

Add a rating
bottom of page